19-02-2018 06:53:29

Du fyrer ikke folk over WhatsApp

Er det okay at holde MUS over Skype, og at kollegaer kommunikerer over Messenger? Nyt forskningsprojekt ser på, hvordan du håndterer kommunikation i internationale virksomheder.
14. sep. 2016 Af Katja Isabel Romme Simonsen

Kommunikation for ledere

En stor del af lederopgaven er at kunne motivere dine medarbejdere – det gør du typisk gennem forskellige former for kommunikation.

Få værktøjer til at blive tydeligere i din kommunikation på IDAs kursus ’Kommunikation for ledere’.

Læs mere og tilmeld

Medarbejderes indbyrdes interaktion har en afgørende betydning for virksomhedernes succes, udvikling og vækst. Og derfor er det vigtigt at kommunikationen fungerer på trods af afstanden.

Et nyt forskningsprojekt fra Københavns Universitet har undersøgt, hvilke udfordringer internationale virksomheder ofte oplever i forhold netop kommunikationen. Undersøgelsen er baseret på data fra forskellige kontinenter, brancher og virksomhedstyper.

Forskningsprojektet, der startede i 2012, blev igangsat, da litteraturen, der fandtes og stadig findes om international virksomhedskommunikation, dels har fokus på Nord- og Vesteuropa og USA, samt primært fokuserer på kommunikation af officielle kanaler, skriftlig kommunikation eller kulturrettede udfordringer.

”Gennem forskningsprojektet har vi undersøgt, hvad medarbejdere i internationale virksomheder reelt gør, når de skal kommunikere. Vi har ikke set på de officielle retningslinjer på ”corporate communication”, eller hvad de laver i kommunikationsafdelingen, men på hvad den enkelte medarbejder fra direktør til menigt teammedlem reelt gør i hverdagen, når de interagerer både internt i virksomhed og med samarbejdspartnere udenfor organisationen. Vi har også haft fokus på, hvad kulturelt intelligente mennesker gør, når de succesfuldt kommunikerer på tværs af kulturer og forstår at samarbejde,” siger Ann Merrit Rikke Nielsen, projektleder og ekstern lektor på Københavns Universitet, der har været med i forskningsprojektet.

Undersøgelsen har indsamlet og analyseret data fra over 100 virksomheder i 37 lande fordelt på alle kontinenter. Det er første gang en undersøgelse har så bredt et fokus og konsekvent undersøger andre lande end Nordamerika og Europa.

”Undersøgelsen fokuserer blandt andet på, hvordan man holder et godt video-møde, hvordan faciliterer man effektivt samarbejde i teams, der arbejder på tværs af tid og rum, og hvordan genkender man et ja og et nej i en international forhandlingssituation,” siger Ann Merrit Rikke Nielsen.

Resultatet af undersøgelsen er mundet ud i bogen ”Kommunikation i internationale virksomheder”, hvor hvert af bogens 23 kapitler afrundes med en række best practice eksempler og råd til både ledere og medarbejdere.

Kommunikation med den virtuelle medarbejder

Noget af det, der har fyldt meget hos respondenter i undersøgelsen, er, ifølge Ann Merrit Rikke Nielsen, hvordan man skaber tillidsfulde relationer mellem medarbejdere og samarbejdspartnere, der sjældent mødes fysisk.

”I dag er næsten alle moderne vidensarbejdere virtuelle arbejdere på en eller anden måde. En virtuel medarbejder kan være mange ting fx virksomhedens IT-supporter, der sidder i Manilla, eller chefen der styrer en international virksomhed fra sit kontor og derfor taler med medarbejdere på flere kontinenter hver dag,” forklarer hun.

Denne form for arbejdsvilkår kan skabe udfordringer, når medarbejderne skal kommunikere med hinanden.

”Det kan lyde let nok, at den virtuelle medarbejder i princippet bare skal have et elektronisk device og en internetforbindelse, og så kan virksomheden kommunikere med personen. Men kommunikationen kan ofte hæmmes, hvis virksomheden ikke sætter sig ikke ind medarbejderens virkelighed,” siger Ann Merrit Rikke Nielsen.

Særligt når der er tale om offshoring, dvs. udflytning af arbejdsopgaver til arbejdskraft i et land med lavere leveomkostninger, bør de lokale forhold tjekkes inden hjemmekontorer eller arbejdspladser installeres.

”Et eksempel kan fx være Rashnesh, som bor sammen med syv familiemedlemmer i en lille lejlighed i Mumbai, der er plaget af daglige strømafbrydelser og begrænset Wi-Fi. For ham vil det slet ikke fungere at skulle arbejde hjemmefra, selv om han ville elske at slippe for sin to timer lange pendling frem og tilbage hver dag. Der er mange hensyn at tage og i nogle tilfælde kommer internationale virksomheder med et mindset, der er kontraproduktive i forhold til de lokale omstændigheder. Hvilket kan koste mange penge på bundlinjen,” forklarer Ann Merrit Rikke Nielsen.

Gensidig forståelse, tillid og samhørighed

Det er i det hele taget vigtigt at sætte sig ind i medarbejdernes virkelighed, mener Ann Merrit Rikke Nielsen. På den måde kan man sikre, at der skabes god kommunikation.

”Sidder medarbejderen alene og isoleret fra hovedkontoret på den anden side af kloden, er der brug for en massiv indsats for at få medarbejderen til at føle sig som en del af virksomheden. Som leder må man tage ansvar og inkludere medarbejderen i, hvad der sker på HQ. Samtidig er det vigtigt at tage ud og se medarbejderens virkelighed, så der kan opstå gensidig forståelse, tillid og samhørighed,” siger hun.

Sidder man selv som leder for et team, der er fordelt over flere lande, så er det vigtigt at opfordre medarbejderne til at dele både arbejdsrelaterede og private informationer på Skype eller uformel chat på Messenger om løst og fast, foreslår Ann Merrit Rikke Nielsen. Det kan give medarbejderne en meningsfuld relation.

”Det giver en oplevelse af nærhed på trods af afstanden, og det fremmer kommunikation og samarbejde, hvis man kender sin kollega godt og har en god relation. Er der derimod en politik i virksomheden om, at arbejdsrelationer er strickly business, er det næsten umuligt at facilitere et godt samarbejde og god medarbejderinteraktion mellem virtuelle medarbejdere. Alle undersøgelser viser, at du som medarbejder altid vil gå til den, du kender og har tillid til og ikke nødvendigvis til den, der ved mest om det problem, du står med,” forklarer Ann Merrit Rikke Nielsen.

Kommunikationsform afhænger af individet

Der er forskellige former for kommunikation, der kan tages i brug, når man skal kommunikere virtuelt. Her er det op til den enkelte, hvilken form for kommunikation der virker bedst for dem og samtidig udvise sensibilitet overfor, hvad de mennesker de kommunikerer med foretrækker og er trygge ved mener Ann Merrit Rikke Nielsen.

”Nogle elsker e-mail, fordi det er asynkront og derfor fleksibelt. Andre afskyer det, fordi de synes, at det er tidskrævende og stressende. Nogle bruger Whatsapp og andre Skype. Nogle er bange for telefonen og vil derfor hellere chatte. Det er meget individuelt,” forklarer hun.

Der er dog nogle selvsagte regler i forhold til, hvornår man skal bruge hvilken kommunikationsform.

”Du fyrer fx ikke folk over WhatsApp, og de færreste holder MUS over Skype. I stedet flyver de ud og holder samtalerne ansigt til ansigt. Men med den udvikling vi ser pt, er det ikke sikkert det bliver ved med at være sådan. Næste generation har et helt andet forhold til det med at interagere via skærme” mener Ann Merrit Rikke Nielsen.

Bliv klogere på kommunikation i internationale virksomheder

D. 19. september kan du blive klogere på kommunikation i internationale virksomheder, når konferencen Samarbejde på tværs: kommunikation i internationale virksomheder afholdes. Konferencen fortæller om forskningsprojektet og dens resultater, og her vil Ann Merrit Rikke Nielsen holde oplæg om optimale arbejdsvilkår for den virtuelle medarbejder.

”Jeg kommer til konferencen til at tale om de forskellige typer af virtuelle medarbejdere og deres motivation for at arbejde, som de gør. Jeg vil berøre deres udfordringer og komme med et konkret case-eksempel på en virtuel medarbejders hverdag, og hvad der kunne gøres for at forbedre kommunikationen mellem leder, kolleger og medarbejder. Og så kommer der en række gode råd,” siger hun.

Konferencen vil samtidig sætte fokus på, hvilke udfordringer internationale virksomheder oplever i forhold til deres kommunikation samt at give redskaber til, hvordan de skal optimere deres kommunikation. Du kan tilmelde dig konferencen her.


Deltag i debatten

Job & Karriere

Nyeste job fra Jobfinder

luk
close