22-10-2017 21:21:29

Få styr på afbrydelser og bliv mere effektiv

Lærer du at håndtere og få styr på afbrydelserne i løbet af din arbejdsdag, så har du nøglen til at blive mere effektiv, fastslår Trine Kolding, der er specialist i personlig effektivitet og planlægning.
Ajourført den 5. okt. 2017 Af IDA Learning
<p>Du skal have fokus på at reducere dagens afbrydelser – dem du selv har indflydelse på. Hvis du kan reducere dine 50 afbrydelser om dagen med 25 procent, har du allerede sparet meget tid, påpeger ekspert i personlig effektivitet og planlægning Trine Kolding, der underviser på IDA-kurset ’Din effektive arbejdsdag’.</p>

Du skal have fokus på at reducere dagens afbrydelser – dem du selv har indflydelse på. Hvis du kan reducere dine 50 afbrydelser om dagen med 25 procent, har du allerede sparet meget tid, påpeger ekspert i personlig effektivitet og planlægning Trine Kolding, der underviser på IDA-kurset ’Din effektive arbejdsdag’.

Vil du have en mere effektiv arbejdsdag?

Har du travlt – som i for travlt? Vokser din opgavemængde og indbakkens indhold støt, mens dit overblik over bunkerne forsvinder? Så kan det være en god idé at se på måden, du arbejder på. For du kan selv indrette din hverdag og dit arbejde, så du når mere på mindre tid.

IDA holder kurserne ’Personlig planlægning og effektivitet’ og 'Den effektive leder', hvor Trine Kolding er underviser. Hun har undervist i personlig effektivitet og planlægningen siden 2000 og skrevet flere bøger om emnet.

Læs mere om kurserne:

Personlig planlægning og effektivitet

Den effektive leder

Mail-ikonet popper op nederst i højre hjørne på din skærm, mens du koncentrerer dig om en kompliceret opgave. Der går kun få sekunder, før du simpelthen ikke kan lade være med at kigge, hvad det var, der kom. Puha – det er en mail om en opgave, der ikke lige kan ordnes på to minutter, så du markerer den i bedste fald som ulæst – og vender tilbage til din komplicerede opgave, hvor du nu fuldstændig har mistet fokus. Du har næsten fået sporet hjernen ind på rette spor igen, da to kolleger diskuterer en opgave højlydt på tværs af lokalet.

Afbrydelser er en klassisk udfordring på arbejdspladsen, hvor vi mange gange om dagen skal holde tungen lige i munden for at holde koncentrationen på den igangværende opgave, siger ekspert i personlig effektivitet og planlægning Trine Kolding.

”Vi oplever hele tiden en masse afbrydelser – både fra os selv og fra andre. Vi hopper selv fra en opgave, fordi vi får en god idé og går i gang med en anden opgave. Vi laver utallige overspringshandlinger, fordi vi ikke organiserer os godt nok,” fastslår Trine Kolding, der holder kurset ’Personlig planlægning og effektivitet’ i IDA.

Vi åbner samme mail utallige gange

Når Trine Kolding holder kurser om at blive mere effektiv, møder hun mange, der siger: Kan jeg fjerne popup mail-ikonet fra computeren, så jeg ikke hele tiden bliver forstyrret?

”Vi skal lære at håndtere mail. For mange af os har fat i den samme mail mange gange – og tænker, at man får set på den senere. Når den åbnes igen føler man igen, at opgaven er for krævende lige nu, så den bliver igen markeret som ulæst,” siger Trine Kolding og fortsætter:

”Men det er jo spild af tid, når vi tænker over, hvor mange gange vi afbryder os selv. Hver gang er den en transittid, når vi skifter fokus – det tager 20-30 minutter, før vi vender tilbage. Det er et regnestykke, der viser, hvor meget af vores dag, der går med spild.”

På kurserne tager Trine Kolding da også udgangspunkt i kursisternes egen effektivitetsprofil – et værktøj til at vurdere deres egen effektivitet inden for prioritering, planlægning, fokus og overspringshandlinger.

Fysisk og visuelt støj generer

Ud over kollegerne, der rejser sig op og spørger om noget på tværs i lokalet og derved forstyrrer måske ti mennesker, er der også såkaldt visuelt støj. Det kan være, at din fysiske arbejdsplads er placeret, så alle går bag om ryggen på dig – eller alle skal igennem jeres rum på vej til kantinen.

”Mange bliver generet og forstyrret over den visuelle støj, andre slet ikke. Derfor er det vigtigt at tage højde for det i placeringen af folk på kontoret. Måske kan skrivebordet drejes lidt, eller der kan sættes halve afskærmninger op,” lyder rådet fra Trine Kolding.

Gummibegreber om tid

Det handler om at øge sin bevidsthed om, hvordan tiden bruges – og gennem værktøjer få et overblik, så man kan få prioriteret og planlagt sin tid og opgaver, så man får mest ud af tiden.

Vi kender alle de famøse hasteopgaver. Men hvad er en hasteopgave?

”Ofte får du smidt en såkaldt hasteopgave i hovedet – men der er ingen, der siger noget om, hvad den egentlige deadline er. Skulle det være i går, senere i dag eller er det tidsnok i morgen eller om tre dage?,” siger Trine Kolding og fortsætter:

”Der er også dem, der tropper op ved dit skrivebord et kvarter efter, at de har sendt en mail. Vi har forskellige tidskulturer – og derfor skal vi i bund og grund finde ud af, hvad en hasteopgave er. Hvornår er det præcist, du skal bruge det?”.

Gummibegreber og orakler

Det er altså vigtigt at få defineret det, hun kalder gummibegreberne omkring tid: Ved lejlighed, så hurtigt som muligt, og når du får tid.

”Sørg altid for at få defineret en konkret deadline. Og når du skal prioritere dine opgaver, skal du også være bevidst om, hvem de er vigtige for. Er de vigtige for, at du når dine mål? Skal du overhovedet bruge tid på det? Hvorfor er det egentlig dig, der skal bruge tid på det?,” siger Trine Kolding.

Du kan nemlig hurtigt blive arbejdspladsens orakel. Når opgaverne ender hos dig, bliver de løst. Du har særlige evner og en stor viden om virksomheden. Du er den, alle går til, når de har spørgsmål og opgaver, der skal løses.

”Du har udviklet dig til en magnet, så du ikke når dine egne kerneopgaver. Derfor skal du blive klar på, hvad der er vigtigst at prioritere for dig selv,” konkluderer Trine Kolding.

Tid – er du pessimist, optimist eller realist?

Vi skal også i vores daglige arbejde tage højde for, at der findes tre tidstypeprofiler.

Der er tidsoptimisterne. I deres verden tager altid kun fem minutter. De planlægger i sidste øjeblik og præsterer bedst under pres. De lever i nu’et og kan let stresse deres omgivelser. De når som regel det vigtigste inden deadline. De er ikke ligefrem ligeglade, om de når deadline eller ej, men de har ikke ondt i maven over, at de afleverer lidt for sent.

Så er der tidsrealisterne. De er strukturerede og laver lister. De estimerer tid på opgaverne og lægger en buffer ind – og har ret godt styr på balancen mellem tiden og antallet af opgaver.

”En realist oplever jo også en høj grad af uforudsigelighed – også selvom de har lagt en buffer ind. De kan sagtens opleve, at der plan skrider. Men så laver de bare en ny,” siger Trine Kolding.

Den sidste type er tidspessimisten. De synes aldrig, at de har tid nok – og de driver selvsagt tidsoptimisterne til vanvid. De er utrolig ærekære og pligtopfyldende, men bliver ofte opfattet som negative. De mener, at tidsoptimisterne er ligeglade med andres deadline.

”Derfor skal vi – uanset hvilken tidstypeprofil vi selv har – lære at omgås de andre typer, og samtidig øve os på at blive mere realistiske med tiden,” siger Trine Kolding.

Får din chef også tit gode ideer?
Får din chef også tit gode ideer?

Uforudsigelige ledere med mange spontane påfund kan skabe problemer for medarbejdere, der trives med faste strukturer og tydelige opgaver. Men modsætningerne kan mødes til gensidig gavn.

Læs mere
Ingeniører arbejder meget - se, hvor du selv ligger i forhold til dine fagfæller
Ingeniører arbejder meget - se, hvor du selv ligger i forhold til dine fagfæller

Lønstatikkerne viser, at IDAs medlemmer i gennemsnit arbejder to timer mere end resten af befolkningen. Men der er brancheforskelle. Tjek dem her.

Læs mere
Hvad gør du, når du spotter tegn på stress?
Hvad gør du, når du spotter tegn på stress?

Mange overser de tidlige tegn på stress, og risikerer at få alvorlige følgevirkninger, før de får hjælp. Spot symptomerne og lær, hvordan du kan hjælpe dig selv, dine kolleger eller dine medarbejdere.

Læs mere

Deltag i debatten

Nyeste job fra Jobfinder

luk
close