18-06-2018 22:37:33

Sådan skaber du tillid over Skype

Det stiller høje krav til virtuelle møder, når der arbejdes på tværs af landegrænser og kulturer. Sidder du i Danmark og leder projekter i Kina, Rusland og Brasilien kræver det, at du kan skabe gode relationer.
9. nov. 2016 Af IDA Learning
Et fundament af tillid er afgørende for samarbejdet og endnu vigtigere i en virtuel organisation med forskellige kulturer, siger Marisa Matarese, der rådgiver i kulturel intelligens, kommunikation og samarbejde.
Et fundament af tillid er afgørende for samarbejdet og endnu vigtigere i en virtuel organisation med forskellige kulturer, siger Marisa Matarese, der rådgiver i kulturel intelligens, kommunikation og samarbejde.

Undgå værdiløse og ineffektive virtuelle møder

Det virtuelle format stiller krav til design, facilitering, valg af teknologi samt viden om hvilke kulturelle præferencer, der er i spil under mødet. Lær at designe og facilitere virtuelle møder på kurset Effektive virtuelle møder.

Læs mere og tilmeld dig

Hvordan opbygger du tillid til kollegerne, når du ikke lige kan mødes over en kop kaffe? Du sidder i Danmark og styrer projekter i Kina, Rusland og Brasilien – og skal både knække den kulturelle kode og få dine teams til at spille sammen. Det stiller krav til de virtuelle møder.

Marisa Matarese rådgiver i kulturel intelligens, kommunikation og samarbejde. Hun hjælper teams som består af forskellige kulturer med at optimere samarbejdet ved at bygge bro mellem kulturerne. Det kan være en udfordring, især når tillid opbygges forskellige på tværs af kulturer. Udfordringerne bliver kun større, når kollegerne ikke sidder fysisk sammen.

»Hvordan bygger man tillid på distancen? Hvordan sparrer man med sin leder på distancen? Mit simple råd er, at du skal kigge på, hvad du ville gøre, hvis I fysisk sad sammen og så prøve at overføre den strategi til en virtuel platform,« siger Marisa Matarese.

Når der skal opbygges tillid, handler det typisk om to ting: de faglige kompetencer og den personlige karakter. Hvordan ville du investere din tid, så du fandt ud af, hvem han er, hvilke kompetencer han besidder, hvordan han kommunikerer, når I ikke sidder sammen?

Inviter til en kop kaffe over Skype

Klikker du ikke med den virtuelle kollega, er det lettere at undgå personen, end i virkeligheden, hvor du ville møde vedkommende i kantinen eller på gangen. Derfor skal du være meget bevidst om at opbygge tillid, når I som kolleger eller samarbejdspartnere ikke mødes fysisk.

»Et fundament af tillid er afgørende for samarbejdet og endnu vigtigere i en virtuel organisation med forskellige kulturer. Hvordan sikrer du, at du som leder ved, hvilke udfordringer din kollega kæmper med på den anden side af Atlanterhavet? « spørger Marisa Matarese og fortsætter:

»Nogle gange kan det hjælpe at invitere på en kop kaffe eller spise frokost over Skype. Du kan enten booke et mødelokale – eller gå ned på den nærmeste café og snakke om alt andet end arbejde. Fokus skal være at lære hinanden at kende for at opbygge tillid, og nogle gange kommer der i disse møder ting på bordet, som ellers ville være forblevet i den skjulte skuffe.«

Kom over kunstighed og uproduktivitet

Mange teams har ikke noget rejsebudget og skal derfor klare sig med de virtuelle møder – og kan ikke holde kickoffs og lave noget socialt for at skabe team-ånd. Men ligesom kolleger, der mødes fysisk, bruger tid på at lære hinanden at kende, så foreslår Marisa Matarese, at man også gør det i det virtuelle team.

De øvelser, man har til en fysisk teambuilding, som at tegne sit personlige skjold, fortælle historier om, hvad man laver i fritiden og så videre, kan også laves i en virtuel teambuilding. Her kan man også dele sit skjold, eller billeder fra ferien, af kontoret og familien for at knytte et stærkere bånd af tillid mellem teamdeltagerne.

»Det kan føles akavet som dansker, hvor vi er vant til at have tillid til hinanden og arbejdsmæssigt kan gå lige til sagen. Men det kan kollegerne i Sydeuropa, Asien og Sydamerika ikke. Her er tillid noget, man opbygger, og derfor forstærkes udfordringerne, når man skal samarbejde på distancen. Derfor anbefaler jeg, at man gør et forsøg, selvom det kan føles kunstigt og uproduktivt,« fastslår Marisa Matarese.

Krav om effektivitet og nærvær i møderne

Marisa Matarese holder kurset ’Effektive virtuelle møder’ i Ingeniørforeningen IDA, hvor deltagerne lærer at designe de virtuelle møder, så de kan få opbygget den nødvendige tillid.

»Det er vigtigt at forstå, at du ikke bare kan tage det fysiske møde og overføre det til den virtuelle platform. Du er nødt til at tænke i andre baner, for ellers kan halvdelen af deltagerne i det virtuelle møde ingenting høre og andre sidder bag deres skærm og laver andre ting. Møderne skal have et helt specifikt formål,« siger hun.

Alle skal vide, hvad der skal ske. Almindelige statusopdateringer om, hvad hver person i temaet har lavet, og hvor langt de er, kan måske løses på andre medier som email eller filesharing. Der skal udelukkende tales om ting, der involverer samtlige parter, der er med til det virtuelle møde.

»Hvis du ikke er aktivt involveret i mødet, zapper du ud mentalt. Derfor handler det om at have nogle små tricks, der får folk til engagere sig. Det kan være, man giver deltagerne roller. En, der skal styre mødet, så det ikke løber ud af en tangent. En der får ansvaret for mødereferatet,« siger Marisa Matarese.

Virtuelle møder er en proces

Der er en planlægnings- og designfase, en facilititeringsfase og en opfølgsningsfase i det virtuelle møde. Det virtuelle møde er ikke bare en handling – det er en proces, pointerer kultureksperten.

»Det handler om at skabe forudsigelighed og tryghed. Relationerne skal eksistere hele vejen rundt om det virtuelle mødebord. Inden mødet er der en del forberedelse, hvor du skal tjekke ind med den enkelte og sikre, at de har styr på deres rolle og mandat og det, de skal præsentere,« siger Marisa Matarese.

Kun 30 procent af processen for det virtuelle møde bør bruges på selve mødet. 50 procent af tiden ligger i forberedelsen til mødet og 20 procent på efterfølgende opsamling.

»Du skal som virtuel mødefacilitator og projektleder sørge for, at relationerne mellem deltagerne bliver plejet. Også mellem møderne. Man kan eksempelvis lave små grupper på tværs af lokationer og uddelegere fælles opgaver til dem, så de må kommunikere for at løse deres opgave,« foreslår hun.

Få styr på de kulturelle finesser

Projektlederen skal også have styr på forskellige kulturers opfattelse af de interne hierarkier. Ikke alle føler sig komfortable med at åbne munden på møder.

»Jeg arbejdede med et team bestående af svenskere, hollændere og en tysk leder. Den tyske leder efterspurgte svenskernes bidrag i deres virtuelle møder. Han syntes ikke, de deltog i diskussionerne. Og det kan jeg godt forstå, de ikke gjorde. Den tyske leder var meget direkte i sine synspunkter og kritik – og han lagde ikke fingrene i mellem. Det var meget utrygt for svenskerne, der efterspurgte et rum uden konflikt, hvor man søgte konsensus frem for at blive dikteret, hvad man skulle. Udfordringerne var meget tydelige i et fysisk rum og blev forstærket i det virtuelle rum,« siger Marisa Matarese.

Her giver det mening at mødes en dag fysisk og få identificeret udfordringerne og sammen at definere, hvad godt samarbejde består af. Ellers kommer teamet ingen vegne. Det er meget nemmere at lade en konflikt ligge og ulme, når man alligevel ikke bliver konfronteret med sin modpart på sin arbejdsplads.

Skab forudsigelighed

Når du mødes fysisk på en arbejdsplads er der en forudsigelighed. Du kan snakke med folk, når du møder dem på kontoret, kantinen og til møderne.

»Det er vigtigt at genskabe den forudsigelighed i de virtuelle møder. Der skal være en bestemt struktur og frekvens for møderne. Du skal nærmest kunne høre hjerteslagene, så du ved, at der er liv. I skal ses til møderne, få snakket sammen – for i en virtuel organisation kan kollegerne og relationerne forsvinde efter mottoet: ude at øje, ude af sind. Det er vigtigt, at det ikke sker,« fastslår Maria Matarese.

Danskere snubler i misforstået tillid
Danskere snubler i misforstået tillid

Danskere kaster sig ofte ud i internationale samarbejder med stor tillid. Men stammer samarbejdspartnerne fra ikke-skandinaviske kulturer risikerer den danske tillid at spænde ben for samarbejdet. ...

Læs mere
4 gode råd til at skabe tillid på distancen
4 gode råd til at skabe tillid på distancen

Møder du ikke dine medarbejdere i hverdagen, så er du distanceleder. Det kan give en ekstra dimension i forhold til at styrke medarbejdernes produktivitet, motivation og loyalitet. Derfor er det v ...

Læs mere
Distanceledelse handler (også) om nærvær
Distanceledelse handler (også) om nærvær

Gensidig kulturel forståelse og personlige relationer er afgørende for at nedbryde afstande og skabe fælles succes.

Læs mere
Afstand mellem leder og medarbejdere kræver klar kommunikation
Afstand mellem leder og medarbejdere kræver klar kommunikation

Mange medarbejdere og ledere ser ikke hinanden til dagligt. Ledelse på afstand kræver, ifølge Rikke Lindevang, erhvervspsykolog ved Center for ledelse, en klar og tydelig kommunikation, så der ikk ...

Læs mere

Deltag i debatten

luk
close