18-12-2017 19:39:04

 

En god styregruppe sikrer succesfulde projekter

Dårligt styregruppearbejde kan påvirke hele projektets performance. Som medlem af styregruppen er din primære opgave at sikre beslutnings- og ledelseskraft i projektet. Der hviler et stort ansvar på dine skuldre, og derfor skal du også stille de rigtige krav til projektlederen.
20. jan. 2016 Af IDA Learning

Er du projektleder - eller drømmer du om at blive det?

Vi har kurset til dig uanset, hvor meget erfaring du har med projektledelse. Ønsker du en certificering, så kan vi også hjælpe dig med det.

Se vores projektlederkurser

Kender du det? Du er pludselig blevet medlem af styregruppen i (endnu et) lettere udefineret projekt. Du aner ikke, hvorfor du skal være en del af styregruppen, du kender ikke projektets scope eller formål, og din kalender er presset til det yderste i forvejen. Du aner allerede nu, at der vil være en endeløs række af møder fyldt medsnak uden et synligt formål og en masse materiale til gennemlæsning. Måske skal du endda forholde dig til et endnu ukendt ressourcetræk blandt dine egne medarbejdere.

Du er ikke alene om følelsen af forundring og måske endda frustration - og ofte vil projektlederen stå med en lignende følelse omkring dig og resten af styregruppen.

Her er 3 gode råd til, hvordan du kan få succes i rollen som styregruppemedlem:

1. Få afklaret din rolle i projektet

Et væsentligt problem i mange projekter er, at styregruppemedlemmerne simpelthen ikke aner, hvorfor de sidder i styregruppen eller hvad, de skal bidrage med. Så bliver det nemt at se projektet som en forhindring for at udføre sine driftsopgaver i stedet for at se det som en hjælp til at forbedre driften - ikke mindst hvis man er blevet pålagt at deltage i styregruppen og ikke selv har ønsket det. Og måske kan man også blive lidt besnæret af at blive udpeget som styregruppemedlem - så får man jo mulighed for at tage beslutninger i projektet.

Desværre er projektlederen ofte ikke klar over, hvorfor man har valgt at sammensætte styregruppen, og det giver en uklar rolle- og ansvarsfordeling, inden projektet overhovedet er begyndt.

Derfor kan det være en god ide at starte med at snakke med styregruppeformanden, som er den, der har sammensat styregruppen og som bedst kan begrunde, hvorfor netop du er en del af projektet, og hvordan din deltagelse gavner både projektet, virksomheden og ikke mindst din afdeling. Internt blandt styregruppemedlemmerne bør I også afklare hinandens roller i forhold til hinanden.

2. Tag ejerskab for projektet

Som udgangspunkt brænder enhver projektleder for at få ”sit” projekt til at lykkes. Det kan sommetider føre til, at projektlederen selv prøver at løse alt og undgå at ”forstyrre” styregruppe, fx ved selv at styre økonomien eller foretage alle prioriteringer selv.

Hvor velment det end er, kan det være ganske uheldigt. Dels fordi det ofte sker på bekostning af det egentlige projektledelsesarbejde: planlægning, uddelegering og overvågning af opgaver, kontakt med interessenter, håndtering af risici etc.

Men det er også problematisk, fordi projektlederen i sagens natur ikke kan repræsentere alle projektets interessenter, ikke har den faglige indsigt i alle projektets faser, ikke alene kan vurdere, om projektet fortsat løser det rigtige problem i forhold til, hvad der ellers rører sig i virksomheden etc. Det er heller ikke projektlederens opgave at vurdere om business casen holder - det er styregruppens. Endelig er det slet ikke sikkert, at projektlederen har nok kendskab til organisationens projektmodel samt tilstrækkelig forståelse for rollerne i projektorganisationen til at kunne gennemføre briefingen af styregruppemedlemmerne.

Hjælp projektlederen og tag ansvar for din egen rolle som styregruppemedlem.

3. Dit ansvar som del af styregruppen

Overordnet er det styregruppens ansvar, at projektet lykkes og er pengene værd. 

I praksis betyder det, at du og resten af styregruppen skal sikre jer, at projektet

  • har et klart defineret formål
  • har et veldefineret omfang
  • løser det rigtige problem
  • har en realistisk tidsplan samt de fornødne ressourcer
  • styres fornuftigt under hele forløbet og at der er fremdrift
  • at problemer løses rettidigt
  • har fortsat forretningsbegrundelse
  • har de rigtige rammer til, at projektlederen kan opnå den rigtige fremdrift i projektet
  •  

Mange tror, at ovenstående altsammen er projektlederens ansvar, og at styregruppen blot skal holde ham eller hende i ørerne - men det er en misforståelse, og det er klogt at få den ryddet af vejen fra starten.

Derfor er det en god ide på et helt praktisk niveau at få afklaret styregruppens roller og ansvar tidligt i projektet. Bed projektlederen og projektets styregruppeformand om at gennemgå projektet, og hvilken projektmodel der ligger til grund, gennemgå de enkelte faser med vægt på, hvordan de enkelte medlemmer af styregruppen kan bidrage og hvad I skal tage beslutninger om - som gruppe og som individer.

Endelig skal arbejdsfordelingen og samarbejdet mellem projektleder og styregruppe defineres. Der kan være forventning fra begge sider om, at projektlederen udfører meget af det, der egentlig er styregruppens rolle.

Styr din styregruppe - det er altafgørende for projektets succes
Styr din styregruppe - det er altafgørende for projektets succes

Styregruppen vil gerne skabe fantastiske resultater, så hurtigt og billigt som muligt. Det kan gøre livet svært for dig som projektleder.

Læs mere
En solid projektmodel sikrer succesfulde projekter
En solid projektmodel sikrer succesfulde projekter

Alle projekter hos Novo Nordisk støtter sig til en fast skabelon for et projektforløb. Det giver projektlederen tryghed og fungerer som gardering undervejs, så projektet ikke løber af sporet.

Læs mere
Styr interessenterne – de kan spolere dit projekt
Styr interessenterne – de kan spolere dit projekt

Gør dig allerede fra starten af projektet klart, hvem dine interessenter er, og hvordan du vil håndtere dem.

Læs mere

Deltag i debatten

luk
close