18-08-2018 15:49:07

 

God styring hiver gevinsten hjem

En business case skal bruges som et løbende styringsredskab og ikke samle støv på hylden, opfordrer erfaren rådgiver.
8. jun. 2016 Af IDA Learning
 Business casen får ofte en lidt stedmoderlig behandling, fortæller Jimmy Kevin Pedersen, seniorrådgiver og partner i konsulentvirksomheden 1stroke.
Business casen får ofte en lidt stedmoderlig behandling, fortæller Jimmy Kevin Pedersen, seniorrådgiver og partner i konsulentvirksomheden 1stroke.

Få styr på din business case og gevinstrealisering

Får bedre styr på alle de mange aspekter, der skal håndteres når en business case skal udarbejdes og realiseres på IDAs kursus.

Læs mere og tilmeld

Hos de fleste virksomheder og organisationer, både private og offentlige, er en business case grundlaget for betydningsfulde beslutninger og investeringer. Den er det dokument, hvori forudsætningerne for beslutningen og forventningerne til afkastet i form af øgede indtjeninger eller sparede omkostninger skrives ned.

Stedmoderlig behandling

Men mange har en tendens til at stoppe der. Business casen lægges på en hylde eller i en skuffe, og man misser dermed muligheden for at bruge den som et dynamisk og værdifuldt styringsredskab, fortæller Jimmy Kevin Pedersen, seniorrådgiver og partner i konsulentvirksomheden 1stroke, der er beliggende i København.

”Når man anvender business casen som både beslutningsdokument og styringsredskab, har man til hver en tid status på, om man realiserer gevinsterne som forventet, eller om man skal justere, gøre tingene på en anden måde, måske tilføre ekstra ressourcer. Man tester løbende, om tallene holder og gevinsten realiseres som forventet. Det vigtigste er, at man bruger sin business case aktivt og ser på den, hver gang forudsætningerne ændrer sig,” siger han.

Årsagerne til, at business cases får en lidt stedmoderlig behandling, kan være vaner og kultur i virksomheden eller organisationen. Hos nogle virksomheder, der er stærkt drevne af innovation, undlader man helt at forankre sine beslutninger i en business case for at de kreative processer ikke skal kvæles af regneark.

En forsømt business case kan føre til systematiske fejlprioriteringer

Men en omhyggelig udfærdiget business case tager højde for meget mere end økonomiske aspekter. Den inddrager blandt andet analyse af ikke-økonomiske gevinster som kunde- eller borgertilfredshed, den inddrager interessenter og risici og de forandringer, der måtte opstå som følge en given investering. Når man forsømmer at anvende sin business case, kan konsekvensen være, at man systematisk prioriterer forkert og fejlinvesterer, hvilket i yderste konsekvens kan være livstruende for virksomheden, påpeger han.

”Man kan roligt sige, at der er tale om et ledelsessvigt, hvis man ikke tager sin egen styringsmodel alvorligt. Det leder til en anden pointe. Den person, der udfærdiger business casen, skal helst komme fra driften eller linjeledelsen, og helst på et højt ledelsesniveau for at sikre opmærksomheden. Det skal være en, der forstår forretningen til bunds og forstår behovene i driften, der skal levere gevinsten,” siger han og uddyber:

”Personen skal kunne indsamle informationer og samle alle de interessenter, der betyder noget fra kunder, ledelse, bestyrelse og eventuelt samarbejdsudvalg. Og personen skal sikre, at drift eller linjeorganisationen er fuldstændig i sync med projektorganisationen, så projektet leverer det, der er brug for i forretningen.”

Tjekliste: Sådan arbejder du strategisk med din business case

Jimmy Kevin Pedersen har mange års erfaring med at udfærdige og analysere business cases fra ledelsesstillinger i såvel private som offentlige organisationer. At skrive en grundig business case, der når hele vejen rundt i forholdsvis kortfattet form, er et håndværk og en disciplin, der skal mestres, hvis man vil øge sine muligheder for at realisere gevinsterne og høste afkast.

Han og 1stroke har udarbejdet en liste med syv opmærksomhedspunkter, som man kan anvende som tjekliste og sikre sig, at man når hele vejen rundt om alle vitale aspekter af en business case.

  • Din virksomhed/organisation skal beslutte sig for helhjertet at være værdidrevet med business casen som centralt omdrejningspunkt.
  • Der skal sættes standarder for format og indhold i beskrivelsen af business casen og gevinstrealiseringen. Dermed kan business casen blive både et beslutningsdokument og et styringsredskab,
  • Kvaliteten skal nyde høj prioritet i beskrivelsen af økonomi, gevinster, risici, forandringer, interessenters forventninger, ansvarsforhold og realiseringsplan.
  • En bred organisatorisk forankring og opbakning fra ledelsen er nødvendig. Topledelse, linjeledelse og projektledelse skal alle stå inde for aftalen, så alle parter forpligtes.
  • Gevinstrealiseringen skal tage højde for ændringer, der skal gennemføres, investeringer i nye forretningsgange og ny teknologi. Den skal iagttage de menneskelige forhold, der kan være forbundet med store forandringer, så der sikres fælles forståelse i hele virksomheden. Det stiller krav til god forandringsledelse.
  • Business casen må som beslutningsdokument give et grundlag for at prioritere investeringer i forhold til afkast og effekt, så man begynder med de projekter, der forventes at give det højeste afkast og den største effekt.
  • Som styringsredskab skal business casen være dynamisk og konstant kunne opdateres. Og så skal den indgå i en transparent kultur. Business casen er ingen hemmelighed forbeholdt hjørnekontoret: Den skal kommunikeres ud, så den binder projekter og driftsfunktioner sammen.
En solid projektmodel sikrer succesfulde projekter
En solid projektmodel sikrer succesfulde projekter

Alle projekter hos Novo Nordisk støtter sig til en fast skabelon for et projektforløb. Det giver projektlederen tryghed og fungerer som gardering undervejs, så projektet ikke løber af sporet.

Læs mere
Pas på med at forelske dig i dine projekter
Pas på med at forelske dig i dine projekter

At skulle stoppe et projekt i utide kan være en nødvendig men svær beslutning, ikke mindst for projektlederen, som har investeret et stort personligt engagement.

Læs mere

Deltag i debatten

luk
close